Basta tomar qualquer pesquisa sobre cibersegurança ou observabilidade, que um ponto é unânime: a dispersão de ferramentas é considerada um desafio para a eficiência, com efeitos sobre a visibilidade, tomada de decisão, complexidade e custos. A demanda é em direção a uma consolidação de ferramentas.

Em vista desse dado tão onipresente de que menos é mais, Craig Robin, Field CTO da Splunk, escreveu uma série de artigos sobre o tema.

Como ele afirma, tão grande quanto o desafio da dispersão é o desafio de reduzir o número de ferramentas, garantindo que os recursos certos permaneçam para impulsionar agilidade, segurança e inovação. Esse processo vai além da simples redução de custos e eliminação de redundâncias; trata-se de criar um ecossistema de software enxuto que esteja alinhado com os objetivos de negócios, prioridades técnicas e necessidades operacionais.

Por isso, Robin desenvolve um road map para facilitar esse caminho, que trazemos para você abaixo.

Preparação para a consolidação

Uma iniciativa de consolidação de ferramentas não se dá do dia para a noite. É preciso construir consenso em torno dela.

Então, Robin desenvolve primeiro uma abordagem para esse alinhamento, que envolve:

1. Identificação dos stakeholders-chave

As áreas técnicas precisam colocar na mesa os tomadores de decisão desde o início. 

Os stakeholders principais podem incluir:

• CEO: apoio essencial, especialmente quando a iniciativa impacta metas globais da empresa ou envolve mudanças organizacionais significativas
• CFO: aprovação orçamentária e supervisão financeira
• CIO/CTO: viabilidade técnica e integração
• COO: impactos operacionais
• CHRO: gestão da mudança organizacional e adoção pelos colaboradores
• Líderes departamentais: especialmente de TI, finanças, operações e demais áreas afetadas diretamente pelas mudanças.
  

2. Comunicação

Focar no que importa para cada líder é essencial:

• Financeiros: destaque a economia potencial, como a redução de licenças ou ferramentas duplicadas
• Técnicos e operacionais: enfatize os ganhos em produtividade, simplificação de fluxos e mitigação de riscos de segurança
• Executivos estratégicos: posicione a consolidação como alavanca para inovação, resiliência e vantagem competitiva, sempre alinhada às metas corporativas.

Métricas são suas aliadas. Use dados para ilustrar:

• Ineficiências causadas por ferramentas sobrepostas
  
• Custos com licenças redundantes
  
• Horas perdidas em alternância entre sistemas. 

3. Montagem de um comitê gestor

O comitê gestor lidera a iniciativa de consolidação, com uma visão holística da organização. Ele deve:

• Identificar duplicidades e estabelecer metas realistas de redução (lembrando que não há um número “ideal” universal)
  
• Calcular o valor de negócio da consolidação, estimando o retorno em termos de tempo economizado e produtividade aumentada
  
• Utilizar análises de custo de propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) e scorecards para avaliação estruturada. 

Outras responsabilidades do comitê incluem: promover o projeto, tomar decisões-chave, remover entraves, aprovar orçamentos, motivar líderes, acompanhar o progresso, manter comunicações regulares, adaptar estratégias para garantir o alinhamento contínuo com os objetivos da organização, etc.

Road map de consolidação de ferramentas

Etapa 1: Avaliar seu ambiente atual

Toda iniciativa de consolidação de ferramentas bem-sucedida começa com uma compreensão detalhada do ambiente atual. 

Isso é mais do que uma simples lista. Robin recomenda a construção de um um inventário completo, que inclua nomes de fornecedores, métricas de usuários ativos, termos contratuais, custos de licenciamento e padrões de uso.

Alinhar esses dados ao seu calendário fiscal e a marcos importantes do negócio — como lançamentos ou campanhas sazonais — também é útil. Por exemplo, se um contrato importante expira logo antes do encerramento do ano fiscal, esse pode ser o momento ideal para realizar uma transição sem causar caos.

Etapa 2: Descobrir custos ocultos com análise do custo de propriedade 

Depois de mapear o ambiente de ferramentas, é hora de analisar mais profundamente o custo de propriedade (Total Cost of Ownership – TCO). 

No bojo do custo de propriedade, devem ser considerados, segundo Robin:

• Licenciamento
• Treinamento e integração
• Configuração ou implementação extensa
• Taxas de adoção de usuários
• Manutenção e suporte
• Tempo de inatividade e perda de produtividade. 

O objetivo, mais do que mensurar o custo, é avaliar a percepção de valor de longo prazo de cada ferramenta. 

Etapa 3: Definir requisitos funcionais e técnicos

Consolidar ferramentas não tem a ver apenas com economia, mas com a garantia de que as soluções atendam às necessidades atuais e em evolução da organização. 

Para ter uma visão clara sobre isso, envolva as partes interessadas para compreender aspectos como:

• Funcionalidade: a ferramenta atende às necessidades do negócio?
• Compatibilidade técnica: integra-se à infraestrutura atual?
• Segurança e conformidade: cumpre requisitos regulatórios?
• Escalabilidade: pode crescer com o negócio? 

Etapa 4: Priorizar soluções com uma abordagem baseada em scorecard

Robin recomenda a elaboração de uma matriz scorecard para avaliar as soluções de forma objetiva. Avalie ferramentas com base em múltiplas dimensões como:

• Requisitos funcionais: a ferramenta atende às necessidades principais?
• Especificações técnicas: é compatível com a infraestrutura atual?
• Integração: conecta-se com outros sistemas?
• Confiabilidade do fornecedor: ele tem boa reputação e oferece apoio e suporte?
• Experiência do usuário: a ferramenta é fácil de usar?
• Conformidade: a ferramenta atende às normas e regulamentações?
• Riscos de negócio: a ferramenta gera impactos potenciais devido a falhas ou inatividade?
• Casos de uso específicos: a ferramenta performa bem em cenários críticos? 

Etapa 5: Gerenciar mudanças e monitorar o progresso

Segundo Robin, até os melhores planos de consolidação podem falhar sem uma boa gestão de mudanças. Para garantir sucesso na adoção das novas ferramentas, implemente treinamentos personalizados e estabeleça ciclos de feedback durante e após a transição.

Acompanhar KPIs como satisfação dos usuários, tempo de atividade dos sistemas, economia gerada e ganhos de produtividade ajuda a ajustar e aperfeiçoar fases futuras da consolidação.

Do plano à execução

A proliferação de ferramentas não é um problema de um único setor. Equipes diferentes — como ITOps, operações de rede, desenvolvedores, SREs e outras — utilizam uma grande variedade de ferramentas para monitorar aplicações, infraestrutura e desempenho web e mobile. Embora essas ferramentas tenham sido criadas para tornar as organizações mais ágeis e inovadoras, a complexidade resultante frequentemente compromete sua eficácia.

Na DataRunk, apoiamos iniciativas de consolidação de ferramentas em algumas organizações. Em uma instituição financeira, reduzimos o stack de observabilidade de 25 para 6 ferramentas, com apoio direto para migração de todos os recursos para as soluções da Splunk. Segundo o nosso cliente, essa consolidação foi fundamental em termos econômicos e operacionais, mas também para a inovação.

Se você percebe que a complexidade do seu stack de ferramentas está, mais do que facilitando, travando a operação, inicie sem compromisso, fazendo um bench conosco.